Informativa Privacy

INFORMATIVA GENERALE SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)

1. 1. PREMESSA

La presente informativa descrive le modalità con cui Anima Picena S.r.l. raccoglie, utilizza, conserva e protegge i dati personali degli utenti che visitano il sito web istituzionale, utilizzano le piattaforme digitali, presentano candidature per l’assegnazione dei posti letto presso la residenza universitaria e, più in generale, interagiscono con i servizi digitali e organizzativi messi a disposizione dal Titolare.

La presente informativa costituisce l’informativa generale applicabile ai trattamenti effettuati attraverso il sito web e gli strumenti digitali riconducibili ad Anima Picena S.r.l.

Per specifiche attività di trattamento, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo la candidatura ai posti letto, l’utilizzo della piattaforma studenti MyStay, la gestione di procedure selettive, l’utilizzo di specifici servizi digitali o ulteriori attività che comportino trattamenti particolari di dati personali, potranno essere rese disponibili informative specifiche che integrano e completano quanto previsto nel presente documento.

In caso di contrasto tra la presente informativa generale e le informative specifiche predisposte per singoli servizi, prevalgono le disposizioni contenute nelle informative specifiche limitatamente al trattamento cui esse si riferiscono.

1. 2. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento dei dati personali è: ANIMA PICENA SOCIETÀ S.r.l.

C.F. e P.IVA: 02562530440

Sede legale:

Via Piemonte n. 26

63100 Ascoli Piceno (AP)

PEC: animapicena@pec.it

Legale rappresentante: Rubina Tosti – Amministratrice Unica

Il Titolare determina le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.

1. 3. RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI (DPO)

Il Titolare ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (Data Protection Officer – DPO), contattabile ai seguenti recapiti:

Nominativo: EURISTICA SRL

E-mail: dpo@animapicena.it

Il DPO costituisce il punto di contatto per gli interessati relativamente alle questioni concernenti il trattamento dei dati personali e l’esercizio dei diritti previsti dal Regolamento (UE) 2016/679.

1. 4. CATEGORIE DI DATI PERSONALI OGGETTO DI TRATTAMENTO

Nell’ambito dell’utilizzo del sito web, delle piattaforme digitali e dei servizi messi a disposizione da Anima Picena S.r.l., possono essere raccolti e trattati dati personali appartenenti a diverse categorie, in funzione delle specifiche finalità perseguite e dei servizi richiesti dall’interessato.

In particolare, possono essere trattati dati identificativi, anagrafici e di contatto, informazioni relative al percorso di studio e alla carriera accademica, dati necessari alla partecipazione alle procedure di assegnazione dei posti letto, documentazione caricata dagli utenti ai fini della verifica dei requisiti richiesti, dati relativi ai rapporti contrattuali instaurati con il Titolare, informazioni amministrative e contabili, nonché dati tecnici e di navigazione generati dall’utilizzo dei sistemi informatici e delle piattaforme digitali.

Potranno inoltre essere trattate informazioni necessarie all’organizzazione dei servizi abitativi, alla gestione delle comunicazioni con gli utenti, alla corretta fruizione dei servizi offerti e alla gestione delle attività connesse alla permanenza presso la struttura.

Qualora l’interessato comunichi volontariamente informazioni relative a esigenze specifiche, condizioni personali o ulteriori elementi rilevanti ai fini dell’erogazione dei servizi richiesti, tali dati saranno trattati esclusivamente nei limiti strettamente necessari alle finalità perseguite e secondo le garanzie previste dalla normativa vigente.

Per le attività che comportano il trattamento di categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 del GDPR saranno fornite specifiche informazioni integrative ove necessario.

5. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali raccolti dal Titolare sono trattati per consentire la gestione e il funzionamento del sito web e delle piattaforme digitali messe a disposizione degli utenti, riscontrare richieste di informazioni, gestire candidature e procedure di assegnazione dei posti letto, verificare il possesso dei requisiti richiesti, predisporre graduatorie e procedure selettive, organizzare i servizi abitativi e amministrativi connessi alla permanenza presso la struttura e gestire i rapporti contrattuali instaurati con gli interessati.

I dati possono altresì essere trattati per consentire l’accesso alle aree riservate, la gestione delle comunicazioni istituzionali e operative, la gestione delle richieste di assistenza, la manutenzione e il corretto funzionamento delle piattaforme digitali, nonché per garantire la sicurezza dei sistemi informatici e delle informazioni trattate.

Il trattamento potrà inoltre essere effettuato per adempiere agli obblighi previsti da disposizioni normative, regolamentari, amministrative, contabili, fiscali e contrattuali applicabili al Titolare.

Ulteriori finalità specifiche potranno essere descritte nelle informative dedicate ai singoli servizi.

6. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali viene effettuato in conformità alle disposizioni del Regolamento (UE) 2016/679 e trova fondamento, a seconda delle specifiche finalità perseguite, nell’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato, nell’esecuzione di obblighi contrattuali, nell’adempimento di obblighi di legge cui è soggetto il Titolare, nel perseguimento del legittimo interesse del Titolare ovvero nel consenso espresso dall’interessato nei casi in cui ciò sia richiesto dalla normativa applicabile.

Con riferimento alle procedure di candidatura, assegnazione dei posti letto e gestione dei servizi abitativi, il trattamento dei dati personali è generalmente necessario all’esecuzione di attività precontrattuali e contrattuali richieste dall’interessato e alla corretta gestione del rapporto instaurato con il Titolare.

Qualora il trattamento riguardi categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 del Regolamento (UE) 2016/679, esso sarà effettuato esclusivamente nei casi consentiti dalla normativa vigente e sulla base dei presupposti giuridici individuati e validati dal Titolare con il supporto del Responsabile della Protezione dei Dati.

7. NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI

Il conferimento dei dati personali richiesti per l’accesso ai servizi offerti dal Titolare è, in linea generale, facoltativo. Tuttavia, il mancato conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori o comunque necessari per l’erogazione di specifici servizi potrebbe comportare l’impossibilità di dare seguito alle richieste formulate dall’interessato, di gestire le candidature presentate, di consentire l’accesso alle piattaforme digitali o di instaurare e gestire il rapporto contrattuale richiesto.

Per ciascun servizio o procedura potranno essere specificamente indicate le informazioni indispensabili per la corretta gestione della richiesta.

8. DESTINATARI DEI DATI E SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO

I dati personali raccolti potranno essere trattati dal personale espressamente autorizzato da Anima Picena S.r.l., nei limiti delle rispettive competenze e secondo le istruzioni impartite dal Titolare.

I dati potranno inoltre essere comunicati o resi accessibili a soggetti terzi coinvolti nell’erogazione dei servizi, nella gestione delle attività amministrative e organizzative, nella manutenzione e gestione delle piattaforme digitali, nella gestione della struttura ricettiva e nello svolgimento delle attività connesse alle finalità indicate nella presente informativa.

Tra tali soggetti possono rientrare, a titolo esemplificativo, società incaricate della gestione operativa della struttura, fornitori di servizi informatici e tecnologici, professionisti, consulenti, soggetti incaricati della manutenzione dei sistemi, fornitori di servizi cloud, istituti di credito, assicurazioni, enti pubblici e ulteriori soggetti il cui coinvolgimento risulti necessario per la corretta esecuzione delle attività richieste.

Tali soggetti opereranno, ove previsto dalla normativa, quali Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 oppure quali autonomi titolari del trattamento, in relazione alle rispettive competenze e responsabilità.

9. TRASFERIMENTO DEI DATI VERSO PAESI TERZI

I dati personali sono trattati prevalentemente all’interno dello Spazio Economico Europeo.

Alla data di aggiornamento della presente informativa, il sito web istituzionale, il portale candidature e la piattaforma MyStay sono ospitati presso infrastrutture Aruba con dati localizzati in Italia.

Per la gestione dei cookie e delle preferenze privacy il Titolare utilizza la piattaforma Iubenda.

Il sito web può inoltre avvalersi del servizio Google Analytics per finalità statistiche e di analisi dell’utilizzo del sito. L’eventuale utilizzo di tali strumenti avviene nel rispetto della normativa applicabile e delle misure tecniche e organizzative previste dal fornitore.

Qualora l’utilizzo di specifici servizi informatici, applicativi o infrastrutture tecnologiche comporti il trasferimento di dati personali verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo, tale trasferimento sarà effettuato esclusivamente nel rispetto delle condizioni e delle garanzie previste dal Capo V del Regolamento (UE) 2016/679.

10. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti e successivamente trattati, nonché per il periodo eventualmente richiesto dall’adempimento di obblighi normativi, fiscali, amministrativi o dalla necessità di tutelare i diritti del Titolare.

In particolare, i dati raccolti tramite il sito web per richieste di contatto o informazioni saranno conservati per un periodo pari a 24 mesi dall’ultima interazione con l’interessato, salvo l’instaurazione di un successivo rapporto contrattuale. I dati relativi alle candidature e alla documentazione caricata dagli studenti saranno conservati secondo i termini indicati nell’Informativa Privacy – Candidatura Studenti e Assegnazione Camere; i dati relativi all’account e all’utilizzo della piattaforma MyStay saranno conservati secondo i termini indicati nell’Informativa Privacy – Piattaforma Studenti MyStay; i dati amministrativi, contabili e contrattuali saranno conservati per il periodo previsto dalla normativa applicabile.

I log tecnici, le registrazioni informatiche e le evidenze relative all’utilizzo del sito e delle piattaforme digitali saranno conservati per un periodo pari a 12 mesi, nei limiti necessari a garantire la sicurezza dei sistemi, la tracciabilità delle operazioni e la corretta gestione dei servizi digitali.

Decorso il periodo di conservazione applicabile, i dati saranno cancellati, anonimizzati o comunque trattati secondo modalità tali da impedirne l’identificazione, salvo i casi in cui la conservazione ulteriore risulti necessaria per l’adempimento di obblighi di legge o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

11. SICUREZZA DEL TRATTAMENTO

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza proporzionato ai rischi derivanti dal trattamento dei dati personali, tenendo conto dello stato dell’arte, dei costi di attuazione, della natura, dell’oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento.

Le misure adottate sono finalizzate a prevenire accessi non autorizzati, perdita, distruzione, alterazione, divulgazione indebita o utilizzo illecito delle informazioni trattate e comprendono, ove applicabile, sistemi di autenticazione, controllo degli accessi, tracciamento delle operazioni, protezione delle infrastrutture informatiche, procedure di backup e ulteriori strumenti di sicurezza organizzativa e tecnologica.

12. PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI E PROFILAZIONE

Salvo quanto eventualmente previsto da specifiche informative relative a singoli servizi, il Titolare non adotta processi decisionali interamente automatizzati idonei a produrre effetti giuridici nei confronti dell’interessato o ad incidere significativamente sulla sua persona ai sensi dell’art. 22 del Regolamento (UE) 2016/679.

Nell’ambito delle procedure di candidatura e assegnazione dei posti letto possono essere utilizzati sistemi informatici per la raccolta, registrazione, ordinamento e gestione delle informazioni fornite dagli utenti, nonché per la formazione delle graduatorie secondo i criteri indicati nei bandi e nei regolamenti pubblicati dal Titolare.

Tali attività non sostituiscono le valutazioni e le verifiche effettuate dal Gestore e non costituiscono processi decisionali integralmente automatizzati.

13. DIRITTI DELL’INTERESSATO

L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti riconosciuti dagli articoli 15 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679.

In particolare, nei casi previsti dalla normativa applicabile, l’interessato ha il diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, di accedere ai dati, di ottenerne la rettifica, l’aggiornamento o la cancellazione, di richiedere la limitazione del trattamento, di opporsi al trattamento per motivi connessi alla propria situazione particolare e di ottenere la portabilità dei dati.

L’interessato ha inoltre il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Le richieste potranno essere indirizzate al Titolare del trattamento o al Responsabile della Protezione dei Dati ai recapiti indicati nella presente informativa.

L’interessato ha infine il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali o di adire le competenti sedi giudiziarie nei casi previsti dalla normativa vigente.

14. COOKIE E STRUMENTI DI TRACCIAMENTO

Il sito web utilizza cookie tecnici e strumenti strettamente necessari al corretto funzionamento delle pagine, delle funzionalità e dei servizi messi a disposizione degli utenti.

L’eventuale utilizzo di cookie non tecnici, cookie di analisi, tecnologie di profilazione o ulteriori strumenti di tracciamento sarà subordinato alla preventiva acquisizione del consenso dell’utente nei casi previsti dalla normativa applicabile e dalle indicazioni dell’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.

La gestione dei consensi, delle preferenze espresse dagli utenti e delle relative evidenze documentali viene effettuata mediante la piattaforma Iubenda, utilizzata dal Titolare per la gestione del banner cookie, la raccolta dei consensi, la generazione e l’aggiornamento della documentazione relativa ai cookie e agli strumenti di tracciamento eventualmente presenti sul sito.

L’utente può in qualsiasi momento modificare, aggiornare o revocare le proprie preferenze relative ai cookie attraverso gli strumenti messi a disposizione sul sito web.

Per informazioni dettagliate sulle tipologie di cookie utilizzate, sulle finalità perseguite, sui tempi di conservazione e sulle modalità di gestione delle preferenze, si rinvia alla Cookie Policy pubblicata sul sito e costantemente aggiornata tramite la piattaforma Iubenda.

15. INFORMATIVE SPECIFICHE COLLEGATE AI SERVIZI

La presente informativa costituisce l’informativa generale applicabile ai trattamenti effettuati tramite il sito web e le piattaforme digitali riconducibili ad Anima Picena S.r.l.

Per specifiche attività di trattamento potranno essere rese disponibili informative integrative o dedicate.

Le informative specifiche integrano la presente informativa generale e disciplinano le particolari modalità di trattamento applicabili alle singole attività.

16. AGGIORNAMENTI DELL’INFORMATIVA

La presente informativa potrà essere soggetta a modifiche, aggiornamenti o integrazioni in conseguenza di variazioni normative, organizzative, tecnologiche o funzionali che incidano sulle modalità di trattamento dei dati personali.

La versione aggiornata dell’informativa sarà resa disponibile attraverso il sito web del Titolare con indicazione della data di ultimo aggiornamento.

Gli utenti sono invitati a consultare periodicamente il presente documento al fine di verificare eventuali aggiornamenti o modifiche intervenute.