Informativa privacy – Piattaforma studenti MyStay

1. PREMESSA

La presente informativa disciplina il trattamento dei dati personali effettuato attraverso la piattaforma digitale denominata MyStay, messa a disposizione da Anima Picena S.r.l. per la gestione dei rapporti con gli studenti, dei servizi abitativi e delle ulteriori funzionalità digitali connesse alla permanenza presso la struttura.

La piattaforma costituisce uno strumento di supporto alla gestione amministrativa, organizzativa e operativa della residenza universitaria e consente agli utenti di accedere a servizi digitali, consultare documentazione, ricevere comunicazioni, interagire con il Gestore e utilizzare le funzionalità messe progressivamente a disposizione.

Per quanto non espressamente disciplinato nel presente documento, si rinvia all’Informativa Generale sul Trattamento dei Dati Personali pubblicata sul sito istituzionale di Anima Picena S.r.l., che costituisce parte integrante della presente informativa.

2. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali trattati attraverso la piattaforma MyStay sono utilizzati per consentire la registrazione degli utenti, la gestione dell’area riservata, la consultazione e l’archiviazione della documentazione relativa al rapporto con la struttura, la gestione delle comunicazioni istituzionali e operative, la gestione delle richieste di assistenza e manutenzione, la consultazione dello stato amministrativo della posizione dello studente e, più in generale, la corretta erogazione dei servizi digitali messi a disposizione degli utenti.

La piattaforma potrà inoltre essere utilizzata per la gestione delle comunicazioni relative ai regolamenti interni, agli avvisi di servizio, alle attività organizzative, alle iniziative promosse dalla struttura, alle prenotazioni di servizi e spazi comuni e ad ulteriori funzionalità che potranno essere progressivamente attivate dal Gestore.

Qualora vengano implementati servizi accessori, convenzioni, prenotazioni, marketplace interno o ulteriori servizi dedicati agli studenti, i dati personali potranno essere trattati anche per consentire la corretta gestione di tali funzionalità.

3. CATEGORIE DI DATI TRATTATI

Nell’ambito dell’utilizzo della piattaforma potranno essere trattati dati identificativi, anagrafici e di contatto dell’utente, credenziali di autenticazione, documentazione caricata dall’interessato, informazioni relative alla posizione amministrativa e contrattuale, comunicazioni intercorse tramite la piattaforma, richieste di assistenza e ticket aperti dagli utenti, nonché dati tecnici generati dall’utilizzo dei sistemi informatici.

Potranno inoltre essere trattate informazioni relative ai servizi richiesti dall’utente, alle prenotazioni effettuate, alle autorizzazioni concesse, ai regolamenti accettati e agli ulteriori servizi eventualmente resi disponibili tramite la piattaforma.

Qualora l’interessato comunichi volontariamente, nell’ambito dell’utilizzo della piattaforma, dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9 del Regolamento (UE) 2016/679 (quali, a titolo esemplificativo, dati relativi allo stato di salute, DSA, disabilità o ulteriori esigenze specifiche), tali dati saranno trattati esclusivamente nei limiti strettamente necessari alla gestione del rapporto con l’interessato e all’erogazione dei servizi richiesti.

Il trattamento di tali dati avviene:

• sulla base del consenso esplicito dell’interessato ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. a) del GDPR, nei casi in cui la comunicazione non sia strettamente necessaria;
• ovvero, qualora i dati risultino necessari per l’erogazione dei servizi e per l’adozione di misure organizzative adeguate, sulla base delle condizioni di liceità previste dall’art. 9, par. 2, lett. b) e/o lett. g) del GDPR, nei limiti della normativa applicabile.

In ogni caso, tali dati saranno trattati nel rispetto dei principi di minimizzazione, proporzionalità, limitazione delle finalità e riservatezza.

4. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali effettuato tramite la piattaforma MyStay trova fondamento nell’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato, nell’esecuzione del rapporto contrattuale instaurato con l’utente, nell’adempimento degli obblighi normativi e amministrativi gravanti sul Titolare e nel perseguimento del legittimo interesse del Titolare alla corretta organizzazione e gestione dei servizi offerti.

L’utilizzo della piattaforma costituisce infatti uno strumento funzionale alla gestione del rapporto tra Anima Picena S.r.l. e gli utenti dei servizi abitativi e digitali.

5. DESTINATARI DEI DATI E SOGGETTI AUTORIZZATI

I dati trattati tramite la piattaforma potranno essere accessibili al personale autorizzato di Anima Picena S.r.l., a Opera Società Cooperativa Sociale ONLUS per le attività di gestione operativa della struttura e delle attività di portineria, nonché a CambiaVerso S.r.l. per le attività di sviluppo, manutenzione, assistenza tecnica e gestione applicativa della piattaforma.

La piattaforma e il relativo database sono ospitati presso infrastrutture Aruba localizzate in Italia.

Potranno inoltre accedere ai dati ulteriori soggetti incaricati dal Titolare per l’erogazione di servizi tecnici, informatici, amministrativi o organizzativi connessi alle finalità indicate nella presente informativa.

Tali soggetti opereranno, ove previsto dalla normativa applicabile, quali Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 oppure quali autonomi titolari del trattamento.

6. COMUNICAZIONI E NOTIFICHE

La piattaforma MyStay può essere utilizzata per l’invio di comunicazioni istituzionali, organizzative, amministrative e operative connesse alla gestione della struttura, dei servizi abitativi e delle attività correlate.

Tali comunicazioni costituiscono parte integrante dei servizi forniti e non richiedono uno specifico consenso qualora risultino necessarie alla corretta gestione del rapporto tra l’utente e il Titolare.

7. GESTIONE DOCUMENTALE

Attraverso la piattaforma l’utente può consultare, scaricare e caricare documentazione relativa alla propria posizione amministrativa, contrattuale e organizzativa.

La documentazione caricata sarà trattata esclusivamente per le finalità connesse alla gestione del rapporto con l’utente e sarà accessibile esclusivamente ai soggetti autorizzati.

8. TICKET, SEGNALAZIONI E RICHIESTE DI ASSISTENZA

Le segnalazioni, le richieste di intervento e i ticket aperti dagli utenti saranno trattati esclusivamente al fine di consentire la gestione delle richieste formulate, la pianificazione degli interventi necessari e il monitoraggio delle attività svolte.

Eventuali fotografie, allegati o documentazione caricata a supporto delle richieste saranno trattati unicamente per la gestione della segnalazione e per la corretta erogazione del servizio richiesto.

9. ACCESSI DIGITALI E SERVIZI DI SICUREZZA

Qualora la piattaforma venga integrata con sistemi di accesso digitale, registrazione degli ospiti, controllo presenze, autorizzazioni di accesso o ulteriori servizi connessi alla sicurezza della struttura, potranno essere trattati i dati necessari alla gestione delle autorizzazioni, alla tracciabilità degli accessi e al rispetto dei regolamenti interni della residenza.

Le modalità di trattamento e i relativi tempi di conservazione saranno definiti dal Titolare nel rispetto della normativa vigente.

10. LOG INFORMATICI E SICUREZZA DEL SISTEMA

Al fine di garantire la sicurezza della piattaforma, la protezione dei dati personali e la corretta erogazione dei servizi digitali, il sistema può registrare informazioni tecniche relative agli accessi, alle operazioni effettuate dagli utenti e all’utilizzo delle funzionalità disponibili.

Tali informazioni saranno trattate esclusivamente per finalità di sicurezza, audit, tracciabilità delle operazioni, prevenzione di utilizzi impropri e corretta gestione dell’infrastruttura informatica.

I log tecnici e le registrazioni di sistema saranno conservati per un periodo pari a 12 mesi.

11. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali trattati tramite la piattaforma saranno conservati per il tempo necessario alla gestione del rapporto con l’utente e secondo quanto previsto dall’Informativa Generale sul Trattamento dei Dati Personali.

In particolare:

• i dati relativi agli account utente saranno conservati per tutta la durata del rapporto con l’utente e per i 12 mesi successivi alla sua cessazione;
• la documentazione caricata tramite la piattaforma sarà conservata per tutta la durata del rapporto contrattuale e successivamente per 10 anni dalla cessazione dello stesso;
• le comunicazioni e i ticket di assistenza saranno conservati per 24 mesi dalla chiusura della richiesta;
• i log tecnici e le registrazioni informatiche saranno conservati per un periodo pari a 12 mesi.

Decorso il periodo di conservazione applicabile, i dati saranno cancellati, anonimizzati o comunque trattati secondo modalità tali da impedirne l’identificazione.

12. DIRITTI DELL’INTERESSATO

Per l’esercizio dei diritti previsti dagli articoli 15 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679, nonché per le informazioni relative ai recapiti del Titolare e del Responsabile della Protezione dei Dati, si rinvia all’Informativa Generale sul Trattamento dei Dati Personali pubblicata sul sito istituzionale di Anima Picena S.r.l.